PCHAC - መተዳደሪያ ደንብ

የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ምክር ቤት
መተዳደሪያ ደንብ

አንቀጽ I - ስም

የዚህ ድርጅት ስም የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ይሆናል። ምክር ቤቱ ለፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት ከፍተኛ የአስተዳደር ቡድን አማካሪ በመሆን ዋና ዓላማን ያገለግላል።

አንቀጽ II - ዓላማዎች እና ተግባራት

የዚህ ምክር ቤት አላማዎች ለፖርትስማውዝ ከተማ የሚከተሉትን ተግባራት ማከናወን ነው፡-

1. በፖርትስማውዝ፣ VA ለሚኖሩ፣ ለሚሰሩ እና ለሚጫወቱት ሁሉ ጤናን የሚያሻሽሉ ፍትሃዊ የህዝብ ጤና አገልግሎቶችን እና ፖሊሲዎችን መደገፍ። 
2. የህብረተሰቡን ጤና የሚያጎሉ ፖሊሲዎችን እና ስትራቴጂዎችን የህብረተሰቡን ግንዛቤ እና ድጋፍ ማሳደግ። 
3. በፖርትስማውዝ ውስጥ ከሕዝብ ጤና ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ላይ ብዝሃነትን፣ ፍትሃዊነትን እና በውሳኔ አሰጣጥ ውስጥ ማካተት እና ማጠናከር። 
4. የአካባቢ አገልግሎቶችን ጥራት እና ውጤታማነት ለማረጋገጥ በጥራት ማሻሻያ ጥረቶች ላይ መሳተፍ። 
5. በPortsmouth, VA ውስጥ የሚኖሩ ሰዎች የረጅም ጊዜ የህዝብ ጤና ፍላጎቶችን በሚመለከቱ ጥናቶች ላይ መሳተፍ። 
6. በተዋቀረ የስነምግባር ሂደት ውስጥ መሳተፍ እና/ወይም ለከፍተኛ አመራር ቡድን ምክሮችን ለመስጠት ልምምድ ማድረግ። 
7. የህዝብ ጤና ጉዳዮችን በሚመለከት የማህበረሰብ አባል አስተያየት ማግኘት። 
8. ለከፍተኛ አመራር ቡድን ምክሮችን ለማዘጋጀት በፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የተዘጋጁ የፕሮግራም ሀሳቦችን መከለስ። 
9. በሕዝብ ጤና ጉዳዮች ላይ ሀሳቦችን መገምገም እና ለፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት ከፍተኛ አስተዳደር ቡድን ምክሮችን መስጠት። 
10. ምክር ቤት ከማጽደቁ በፊት ከሕዝብ ጤና ጋር የተያያዙ ማናቸውንም ፖሊሲዎች እና ድንጋጌዎች መከለስ። 
11. በጀቶችን እና ሌሎች ጉዳዮችን በከፍተኛ የአስተዳደር ቡድን አግባብነት ባለው መልኩ መከለስ።

የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ምክር ቤት በማህበረሰቡ እና በፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት ከፍተኛ አስተዳደር ቡድን መካከል እንደ አገናኝ ሆኖ ያገለግላል፡-

12. ለሕዝብ ጤና ፕሮግራሞች እንደ ተሟጋች ቡድን ማገልገል። 
13. በኮንትራት እና ከሌሎች አቅራቢዎች ጋር በመተባበር በቀጥታ ስለሚሰጡ ፕሮግራሞች እና አገልግሎቶች ለማህበረሰብ አባላት ለማሳወቅ መርዳት። 
14. በጋራ ግቦች ዙሪያ መግባባት እና ድጋፍ መገንባት.

አንቀጽ III - አባልነት

1. አባላት የአካባቢ የህዝብ ጤና ኤጀንሲዎች ተወካዮችን ያቀፉ መሆን አለባቸው; የጤና እንክብካቤ አቅራቢዎች; ሸማቾች; የከተማ ኤጀንሲዎች; የእምነት እና የብሄር ድርጅቶች; እና ሌሎች ድርጅቶች፣ ኤጀንሲዎች እና ማህበረሰቦች የፖርትስማውዝ ማህበራዊ ስነ-ሕዝብ ቀጣይነት የሚወክሉ እና በጤና ፍትሃዊነት ላይ ተፅእኖ አላቸው።

2. የአባላት ሹመት
   የአማካሪ ካውንስል አባላት በፖርትስማውዝ ጤና መምሪያ የጤና ዳይሬክተር ይሾማሉ።

3. የቀጠሮ ጊዜ
   አባላት መጀመሪያ ላይ ለአንድ የሁለት ዓመት ጊዜ ይሾማሉ። በጥሩ አቋም ላይ ያሉ አባላት - በመደበኛነት በታቀዱት ስብሰባዎች ላይ ከተገኙ እና የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ተልዕኮን በንቃት በመደገፍ ለተጨማሪ ሁለት ዓመታት ሊሾሙ ይችላሉ።

   አባልነት የታሪካዊ እውቀት ቀጣይነት እንዳለው ለማረጋገጥ፣ የጤና ዳይሬክተሩ እንደ አስፈላጊነቱ ተጨማሪ ቀጠሮዎችን ሊያደርግ ይችላል።

4. የቀጠሮ ሁኔታ
   የአባልነት መስፈርቱን የሚያሟሉ ግለሰቦች (በክፍል 1 የተገለፀው) የሚያገለግሉት በፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የጤና ዳይሬክተር ፈቃድ ብቻ ነው።

5. የባለድርሻ አካላት ፍላጎት
   አባላትን ውክልና በተቻለ መጠን ከሌሎች ተመሳሳይ ድርጅቶች ጋር እንዲገናኙ ይበረታታሉ።

   አባላት የባለድርሻ አካላትን ጉዳይና ጥቅም በመወከል በቅንነት ጥረት ማድረግ ይጠበቅባቸዋል፣ እንዲሁም በምክር ቤቱ የሚቀርብ ማንኛውም ምክረ ሃሳብ የሚመለከታቸው ባለድርሻ አካላትና አባሉ የሚወክለው ድርጅት ተወካይ እንዲሆኑ ለማድረግ ነው።

6. መልቀቂያ እና መቋረጥ

7. ማንኛውም አባል በማንኛውም ጊዜ ያለምንም ጭፍን ጥላቻ ከምክር ቤቱ አባልነት መውጣት ይችላል። የጤና ዳይሬክተሩ የመተካት ፍላጎትን ይወስናል።

አንቀጽ IV - መኮንኖች

 

1. መኮንኖች
   የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ካውንስል ሃላፊዎች ሊቀመንበር እና ምክትል ሊቀመንበርን ያቀፉ ይሆናሉ።

2. የመኮንኖች ምርጫ
   የዚህ አካል መኮንኖች በዓመት ሁለት ጊዜ በአብላጫ ድምጽ ይመረጣሉ።

3. የሥራ ውል
   መኮንኖች ለሁለት ዓመት የሥራ ዘመን (ከአባልነት ጊዜ አይበልጥም) ወይም ተተኪዎች እስኪመረጡ ወይም እስኪሾሙ ድረስ ይመረጣሉ። የስልጣን ዘመን የሚጀምረው ከምርጫ ጊዜ በኋላ ባለው የመጀመሪያው ስብሰባ ላይ ነው።

4. የመኮንኖች ተግባራት
   ሊቀመንበር
   • በሁሉም የአባልነት ስብሰባዎች ላይ ይመሩ።
   • በዝግጅቱ ውስጥ ተለዋጭ አመራር ያዘጋጁ ሊቀመንበር በስብሰባ ላይ መገኘት አልቻለም። የሚሞሉ መኮንኖች በሚከተለው ቅደም ተከተል ይመራሉ፡ ምክትል ሊቀመንበር።
   • ሁሉንም አጀንዳዎች ከስብሰባ ቀድመው ይከልሱ። o ውይይቶች ወደፊት እንዲራመዱ እና በአጀንዳዎች ላይ ያተኩሩ።
     • በተያዘለት የጊዜ ገደብ ውስጥ ስብሰባዎችን ያቆዩ።
     • አጀንዳዎች ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ ካለባቸው፣ የተላለፉትን እቃዎች ለመፍታት እቅድ ለማውጣት ከአባላት ጋር ይነጋገሩ።
     • ልዩ ስብሰባዎችን ይደውሉ.
     • አስፈላጊ ከሆነ ተገቢውን የንዑስ ኮሚቴ ወንበሮችን ይሾሙ
     • የአጠቃላይ አካል እና ንዑስ ኮሚቴዎች አሠራሮች እና እንቅስቃሴዎች ለስላሳነት ለማረጋገጥ ክትትልን ያድርጉ።

ምክትል ሊቀመንበር

• • ወንበሩ በማይኖርበት ጊዜ እንደ ሊቀመንበር ሆነው ያገልግሉ።
  • የአጠቃላይ አካል እና ንዑስ ኮሚቴዎች እንቅስቃሴን እና እንቅስቃሴን ለማረጋገጥ ክትትልን እንዲያደርጉ ወንበሩን መርዳት።

አንቀጽ V - የአባላት ስብሰባ

1. መደበኛ ስብሰባዎች

   መደበኛ ስብሰባዎች በየሩብ ዓመቱ በአባላት በተስማሙበት ቀንና ሰዓት ይካሄዳሉ። ሁሉም ስብሰባዎች ለሕዝብ ክፍት ናቸው።

2. ልዩ ስብሰባዎች

   በመደበኛነት ከተያዙት ስብሰባዎች በተጨማሪ የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት በፖርትስማውዝ ያለውን የጤና ፍትሃዊነት ሁኔታ በተመለከተ ከፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የጤና ዳይሬክተር መረጃን ለመቀበል አስፈላጊ ከሆነ በጋራ በሚስማማ ጊዜ ይሰበስባል።

   የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ካውንስል (PCHAC) እንደ አስፈላጊነቱ ለተጨማሪ የተጠሩት ስብሰባዎች በጤና ዳይሬክተሩ ጥያቄ መሰረት መሰብሰብ አለበት።

3. የስብሰባ ማስታወቂያ
   ሁሉም ስብሰባዎች ቢያንስ ከ 3 ቀናት በፊት ማስታወቂያ ያስፈልጋቸዋል። ለእያንዳንዱ ስብሰባ ማስታወቂያ በፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት ድረ-ገጽ ላይ መቀመጥ አለበት እና የማስታወቂያው ዲጂታል ቅጂ በክሊኒኩ መቀበያ ቦታ ላይ ይለጠፋል።

4. የአባላት መገኘት፡
   • አባላት በሁሉም ስብሰባዎች ላይ ይገኛሉ ተብሎ ይጠበቃል።
   • አንድ አባል ከሌለ፣ የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት አመራርን በወቅቱ የማሳወቅ የአባላቱ ኃላፊነት አለበት።
   • ሁሉም ስብሰባዎች በታቀደው ጊዜ በፍጥነት እንዲጀምሩ እያንዳንዱ ስብሰባ ከመጀመሩ በፊት አባላት ይመጣሉ ተብሎ ይጠበቃል። አንድ አባል ለስብሰባ ክፍል ብቻ እንደሚገኙ አስቀድሞ ማወቅ አለበት፤ በቅድሚያ ለሊቀመንበሩ ወይም ለፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የህዝብ ጤና አስተዳዳሪ ወይም ተወካይ በ (757) 393-8585 ፣ ቅጥያ 8560 ላይ የማሳወቅ ሀላፊነት ነው።
   • አባላት በየአመቱ በመደበኛነት ከታቀዱት አራት የሩብ ወር ስብሰባዎች ቢያንስ ሦስቱን መሳተፍ ይጠበቅባቸዋል። በስብሰባዎች ላይ መገኘት አለመቻል የፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የታለመው ህዝብ ክፍል እንዳይወከል ሊያደርግ ይችላል። በአንድ አመት ጊዜ ውስጥ አንድ አባል ለሶስት (3) ሩብ አመት ስብሰባዎች ያለምክንያት መቅረት ካላት በጤና ዳይሬክተሩ ውሳኔ ከምክር ቤት ልትወጣ ትችላለች።
   • ወደ ስብሰባው ቦታ መሄድ ለማይችሉ አባላት በርቀት ቪዲዮ በስብሰባዎች ውስጥ መሳተፍ ይገኛል። የርቀት ቪዲዮ ተሳትፎ አስቀድሞ መርሐግብር ማስያዝ እና የህዝብ ማሳሰቢያ መስፈርቶችን ማክበር አለበት። ስብሰባዎች በአደባባይ መካሄድ አለባቸው፣ እና የህዝብ አባላት የመሳተፍ እድል ሊኖራቸው ይገባል።

5. የንግድ ሥራ ምግባር
   ሁሉም ስብሰባዎች የሚካሄዱት በቨርጂኒያ ኮድ §2 መሠረት ሕጎችን በማክበር ነው። 2-3701
   • 'ስብሰባ' ወይም 'ስብሰባዎች' የስራ ክፍለ ጊዜዎችን፣ o በአካል ሲቀመጡ፣ ወይም በቴሌፎን ወይም በቪዲዮ መሳሪያዎች የሚካተት መሆን አለበት።
     • o በ§2 መሠረት። 2-3708 ፣ እንደ አካል ወይም አካል፣ ወይም እንደ መደበኛ ያልሆነ ስብስብ (i) እስከ ሶስት አባላት ወይም (ii) ምልአተ ጉባኤ።
     • o ከሦስት ያነሱ የመራጭ አባልነት፣ የትም ቦታ ቢይዝ፣ ደቂቃዎች ሲወሰዱ ወይም ሳይሰጡ፣ ድምፅ ቢሰጡም ባይሰጡም፣ ከማንኛውም የመንግሥት አካል።
   • ለፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ምልአተ ጉባኤ እንደ አብዛኛው አባልነት ይገለጻል።
     • ስብሰባው በተመደበው ጊዜ ተጀምሮ ያበቃል።
     • ሁሉም የኤሌክትሮኒክስ እና/ወይም ቴክኒካል መሳሪያዎች በስብሰባው ወቅት ጸጥ ይላቸዋል።
     • ስብሰባዎች የሚከናወኑት በቀላል የሮበርት የሥርዓት ሕጎች ሥሪት ነው።
       
6. ተሳትፎ፡
   • ሁሉም አባላት እና ፍላጎት ያላቸው አካላት በሥርዓት የበኩላቸውን አስተዋፅዖ እንዲያበረክቱ ዕድል ሊሰጣቸው ይገባል።
   • ሁሉም አባላት በቃላት ግንኙነት ውስጥ ዝግጁ፣ አጭር እና አጭር መሆን ይጠበቅባቸዋል።
   • ሁሉም አስተያየቶች እና አስተያየቶች ገንቢ በሆነ መንገድ መቅረብ አለባቸው.
   • ስብሰባዎቹ በአጭር ጊዜ ውስጥ ከፍተኛ ተሳትፎ ለማድረግ የተዋቀሩ በመሆናቸው የአባላት ግብአት በርዕስ ላይ እንደሚቆይ ይጠበቃል።

7. ድምጽ መስጠት፡  
   • ለእያንዳንዱ አባል ድምፅ እኩል ክብደት መሰጠት አለበት።
   • Portsmouth የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት እንደ አማካሪ ምክር ቤት ያገለግላል እና ንግድን ለማፅደቅ ምልአተ ጉባኤ አያስፈልገውም።
   • የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት አባላት ድርጊቱን ለማዘግየት ሊወስኑ ይችላሉ፣ አብዛኞቹ አባላት ቡድኑ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ ለማድረግ የሌሉ አባላትን ግብአት እንደሚያስፈልገው ከተሰማቸው።
   • የውሳኔ ሃሳብ ማለፍ ከአባላቱ ከግማሽ በላይ የሚሆነውን ቀላል አብላጫ ይጠይቃል።

8. ደቂቃዎች፡-
   • የመጨረሻ የፀደቁ ደቂቃዎች በሚከተለው ድህረ ገጽ ላይ ይለጠፋሉ
     Portsmouth Health Department የውጭ ድህረ ገጽ፣
     https://www.vdh.virginia.gov/portsmouth/

አንቀጽ VI - ንዑስ ኮሚቴዎች

1. ሂደቶች
   እንደ አስፈላጊነቱ ቋሚ እና ጊዜያዊ ኮሚቴዎች ሊጨመሩ ይችላሉ።
   1. ሀ. ሊሆኑ የሚችሉ አድሆክ ንዑስ ኮሚቴዎች
      እንደአግባቡ፣ ሊቀመንበሩ ቋሚ እና ጊዜያዊ ንዑስ ኮሚቴዎችን መፍጠር እና አባላትን መመደብ ወይም የፖርትስማውዝ ማህበረሰብን ለመስራት ፈቃደኛ ሠራተኞችን መፈለግ ይችላል።
      የጤና አማካሪ ካውንስል ንግድ. ሊሆኑ የሚችሉ ንዑስ ኮሚቴዎች/ተግባራት/ሚናዎች ሊያካትቱ ይችላሉ፣ ግን በእነዚህ ብቻ አይወሰኑም፦
      • የማህበረሰብ ተሳትፎ o የዚህ ንኡስ ኮሚቴ አላማ የጤና ኢፍትሃዊነትን ለመፍታት እድሎችን መለየት እና ለፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት አባልነት እነዚህን ችግሮች ለመፍታት የማህበረሰብ እርምጃዎችን ለመደገፍ ምክሮችን መስጠት ነው።
        • በሊቀመንበር የተሾመው መሪ እና ሌሎች የበጎ ፈቃደኞች ንዑስ ኮሚቴ አባላት የስብሰባ ጊዜ እና ቦታን ጨምሮ የንዑስ ኮሚቴ ተግባራትን ይወስናሉ።
        • የንዑስ ኮሚቴ አባላት የጊዜ ገደብ የላቸውም።
      • መረጃ 
        • የዚህ ንኡስ ኮሚቴ አላማ ከማህበራዊ ጉዳዮች ጋር የተያያዙ የጤና እና የጤና ኢፍትሃዊነትን የሚወስኑ መረጃዎችን መመርመር እና እነዚህን ጉዳዮች ለመፍታት የማህበረሰብ እርምጃዎችን ለመደገፍ ለፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት አባልነት ምክሮችን መስጠት ነው።
        • o ሊቀመንበሩ የተሾመው መሪ እና ሌሎች የበጎ ፈቃደኞች ንዑስ ኮሚቴ አባላት የስብሰባ ጊዜ እና ቦታን ጨምሮ የንዑስ ኮሚቴ ተግባራትን ይወስናሉ።
        • o የንዑስ ኮሚቴ አባላት የጊዜ ገደብ የላቸውም።
      • ህግ አውጪ / ፖሊሲ 
        • የዚህ ንኡስ ኮሚቴ አላማ የማህበረሰብ ጤና እና የጤና ፍትሃዊነት ላይ ተፅእኖ በሚያሳድሩ ህጎች፣ ፖሊሲዎች እና ሂደቶች ላይ የመለየት፣ የመገምገም እና የውሳኔ ሃሳቦችን ለፖርትማውዝ ማህበረሰቡ ጤና አማካሪ ምክር ቤት በመጨረሻ ወደ ጤና ኮሚሽነር በሚተላለፉ ጉዳዮች ላይ ማቅረብ ነው።
        • በሊቀመንበር የተሾመው መሪ እና ሌሎች ንዑስ ኮሚቴ አባላት የስብሰባ ጊዜ እና ቦታን ጨምሮ የንዑስ ኮሚቴ ተግባራትን ይወስናሉ።
        • የንዑስ ኮሚቴ አባላት የጊዜ ገደብ የላቸውም።

2. የስብሰባ ማስታወቂያ
   ሁሉም የንዑስ ኮሚቴ ስብሰባዎች ቢያንስ ከ 3 ቀናት በፊት ማስጠንቀቂያ ያስፈልጋቸዋል። የስብሰባው ማስታወቂያ በጤና ዲፓርትመንት የህዝብ ድረ-ገጽ ላይ መቀመጥ አለበት እና የማስታወቂያው ዲጂታል ቅጂ በኤጀንሲው መቀበያ ቦታ ላይ ይለጠፋል።

3. የንግድ ሥራ ምግባር
   • በንዑስ ኮሚቴ ስብሰባዎች ላይ ደቂቃዎች መመዝገብ አለባቸው.
   • የተፈቀደላቸው ደቂቃዎች በጤና ዲፓርትመንት ድረ-ገጽ ላይ ይለጠፋሉ።
   • የተፈቀደላቸው ቃለ ጉባኤዎች በሚከተለው መደበኛ መርሐ ግብር ለኮሚቴው በቃል ሪፖርት መደረግ አለባቸው።
   • አንድ የኮሚቴ አባል የፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት የህዝብ ጤና ስራ አስኪያጅን በማነጋገር የቃለ ምልልሱን ቅጂ ሊጠይቅ ይችላል።

አንቀጽ VII – የፖርትስማውዝ ጤና መምሪያ የአስተዳደር ድጋፍ

• የፖርትስማውዝ ጤና ዲፓርትመንት ለፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ሰራተኞችን ይሰጣል፣ ከአጠቃላይ እና ከንዑስ ኮሚቴ ስብሰባዎች በፊት፣ በ ወቅት እና በኋላ እርዳታን ጨምሮ።

• የህዝብ ጤና እቅድ እና ማሻሻያ አስተባባሪ ለፖርትስማውዝ የማህበረሰብ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ቁልፍ ሰራተኛ ሆኖ ያገለግላል።

• የህዝብ ጤና እቅድ እና ማሻሻያ አስተባባሪ ስብሰባዎችን መርሐግብር በማዘጋጀት፣ አጀንዳዎችን በማዘጋጀት፣ ህዝባዊ ስብሰባ የመለጠፍ መስፈርቶችን ለማሟላት እና የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ የጤና አማካሪ ምክር ቤት ቃለ ጉባኤን በመቀበል እና በማሰራጨት እርዳታ የመስጠት ሃላፊነት አለበት።

• የህዝብ ጤና እቅድ እና ማሻሻያ አስተባባሪ ከእያንዳንዱ የኮሚቴ ስብሰባ በፊት ማጠቃለያ ቃለ-ጉባኤዎችን፣ አጀንዳዎችን እና ሌሎች ተገቢ ቁሳቁሶችን ለአባላት ያስተላልፋል።

• የጤና ዳይሬክተሩ በተጨማሪም የፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት አባል ሆኖ በቀድሞ የስራ ሀላፊነት ያገለግላል እና ዳይሬክተሩ ወይም የእሱ/ሷ ተወካይ ከፖርትስማውዝ የማህበረሰብ አቀፍ ጤና አማካሪ ምክር ቤት ተልዕኮ ጋር ተዛማጅነት ያላቸውን የግዛት እና የአካባቢ ውጥኖችን በተመለከተ መረጃ እና ዝመናዎችን መስጠት አለባቸው።